Caroline Guinchard

Missions actuelles

Depuis 2025 Responsable administrative du service Durabilité EPFL
Depuis 2017 - Membre du GT-Admin
Ce groupe de travail se réunit une fois par mois. Il est appelé à donner son avis sur de nouvelles applications informatiques, directives ou de nouveaux processus administratifs avant leur implémentation au sein de l'Ecole, mais également à faire remonter des problématiques systémiques rencontrées sur le terrain.

Parcours à l'EPFL

2021-2024 : Assistante de Direction à la Vice-présidence pour la transformation responsable
- Gestion administrative de la vice-présidence, afin d'en assurer le bon fonctionnement (accréditation, gestion des accès au server, comptes de service, contrôle financier, gestion des cartes de crédit, traitement de commandes et factures)
- Soutien à la Vice-présidente dans la gestion de son agenda et organisation de séances complexes
- Soutien pour la gestion administrative des ressources humaines tout au long du cycle de vie des employé·es
- Vérification de la conformité de documents
- Suivi de dossiers spécifiques, soutien à la gestion de projet et gestion de certains projets
- Organisation de voyages et journées d'équipe

Projets spécifiques:
- Soutien à la taskforce harcèlement (2021)
- Coordination pour la mise en place d'un système de classement électronique (2022)
- Soutien au projet d'e-learning "Vers un campus durable" (2024)

2017-2020 : Assistante de direction Décanat de la Faculté des sciences de la vie
- Assistanat de la Doyenne
- Administration et gestion opérationnelle de la Faculté des sciences de la vie avec l'élaboration de la planification annuelle des séances du décanat et de ses organes officiels, organisation de séances, préparation des dossiers de séance, convocation, rédaction des procès-verbaux, suivi des décisions et actions.
- Gestion administrative du décanat, des recrutements et accueil des personnes engagées

Projets spécifiques:
- Suppression de l'archivage papier et mise en place d'un système de classement électronique avec gestion des accès (2018)
- Participation à divers projets de la faculté tels que les "Portes Ouvertes de l'EPFL" ou encore "Travel Less Without Loss" visant la réduction des voyages en avion au sein de la faculté (2018, 2019)
- Pendant la période de Covid, mise en place d'un réseau d'assistantes favorisant l'échange de bonnes pratiques et générant un soutien moral collectif (2020)

2013-2017 : Assistante de direction pour la Rectrice de la HES-SO

2010-2013 : Spécialiste des subventions européennes au Research Office principalement sur les projets du 7ème Programme Cadre Européen (FP7)
- Phase de postaward des projets européens
- Reporting des projets européens pour les facultés ENAC, I&C, CDH, SB, SV, CDM (Ideas, People, Cooperation, Capacities)
- Assistanat/formation aux assistantes des laboratoire pour la gestion administrative des projets
- Mise à jour des pages web liées à la phase de postaward
- Organisation des audits externes
- Support aux utilisations pour le Portail des chercheurs de la Commission Européenne

2007-2010 : Assistante du Global Health Institute et de plusieurs laboratoires de recherche (Faculté SV)
- Organisation de campagnes de recrutement de professeur·es- Gestion administrative de plusieurs laboratoires de recherche (Profs. Duboule, Blokesch, Doerig, Harris)
- Suivi financier et établissement de rapports pour le FNS, CE et le NCCR
- Gestion administrative des ressources humaines
- Création de sites web
- Organisation de séminaires, voyages et divers évènements de l'institut
- Prise de procès-verbaux et secrétariat en français et en anglais

Parcours professionnel

2017-...       EPFL - voir ci-dessus
2013-2017 HES-SO Haute école spécialisée de Suisse occidentale, Delémont - Assistante personnelle de la rectrice
2007-2013 EPFL - voir ci-dessus
2005-2007 Maersk Line, Geneva - Assistante RH et administrative
2005-2007 Consulat du Danemark, Geneva - Assistante consulaire
2004-2005 CR Equipement, Coppet - Assistante RH et commerciale
2001-2004 CICR, Service du recrutement, Genève - Secrétaire assistante
1995-2000 CICR, étranger - Administratrice de données
1994-1995 Carlson Wagonlit, Luxembourg - Back office au sein de la Banque Européenne d'Investissement

EN PRIVE

Membre de l'Ecole Suisse de Vitrail et Création